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高エネルギー加速器科学研究科・学生移動経費

 大学院生の学業・研究活動を支援する為に、高エネルギー加速器科学研究科においては、在学生の国内の学会発表や研究会への参加の為の移動に際に発生する交通費・宿泊費に対して、経費(学生移動経費)の支給を行っています。
 経費の支給を希望される方は本ページの記載事項を十分にご確認のうえ、申請手続きを行って下さい。

概要

支給対象経費の範囲
  • 往復交通費(鉄道運賃、航空運賃、バス代等)
  • 宿泊料

(注意)日当(※現地における昼食代等の諸雑費)は支給されません。

支給額
  • 往復交通費 ・・・ 実費(相当)額
  • 宿泊料   ・・・ 下記に示す基準ごとに異なる金額
    • 基盤機関等(※1)の宿泊施設   :2,400円
    • 上記以外の宿泊施設        :6,400円
    • 機構(KEK)の宿泊施設(※2)   :※実費
    • 無料の宿泊施設(仮眠室等)(※3):※支給無し
累計支給上限額
※単年度、一人当たり分
  • 1~2年次在籍者 ・・・ 50,000円 まで
  • 3~5年次在籍者 ・・・ 100,000円 まで
申請受付開始時期
  • 例年、5月上旬頃(※やむを得ない事情がある場合は4月中でも受け付けますが、都合により支払時期は5月以降となります。)

(※1)「基盤機関等」とは、国、地方公共団体、独立行政法人、国立大学委法人及び大学共同利用機関法人
    (KEKを除く)を指します。
(※2)「機構の宿泊施設」とは、つくばキャンパス内の宿泊施設、東海キャンパス内の東海分室、東海ユー
    ザー宿泊施設、真砂国際寮、みの内住宅、及び、太田団地を指します。
(※3)自宅、実家又は親類宅ならびに知人宅など、個人の住居に宿泊する場合は、宿泊料は支給しません。

申請方法

  1. KEKの「共同利用支援者システム」へのユーザー登録(※口座登録を含む)を行ってください。なお、過年度に登録済みの方であっても、登録用務の更新を毎年度必ず行ってください。
  2. 下記の指定様式「移動経費申請書」をダウンロードのうえ、必要事項を入力してください。
  3. 上記の「移動経費申請書」に加えて、移動先において参加する予定の学会、研究会、共同実験等の詳細に関する証憑等(※)を添付のうえ、各書類を申請窓口まで提出してください。
    • (※)「証憑」とは、ポスター・チラシ、ホームページ、電子メール等を指します。
    • 移動手段として航空機を利用する場合は、「チケットの領収書」、及び「搭乗証明(チケットの半券)」の提出が(出張完了後に)追加で必要となります。
    • 移動手段として高速バスを利用する場合は、運行会社のwebサイト上に掲載されている運賃表等の利用区間・利用金額が確認出来る証憑の提出が追加で必要となります。
  4. 「移動経費申請書」にて申告した出張の完了後から2週間以内に再度、申請窓口までお越しのうえ、提出された移動経費申請書にご自身の署名(サイン)を記入して、出張完了報告を行ってください。
    • 修学上の都合等により、出張完了後2週間以内に申請窓口までお越しいただけない場合は、必ず電子メールにて出張完了の旨、及び、申請窓口への来訪時期について連絡してください。
    • 東海キャンパスに常駐している方は、出張開始前の段階ではPDFファイルを電子メールで転送いただくのみで差し障りございません。出張完了後に、ご自身の署名を付して完了報告を行ってから機構所内便にて提出してください。

申請窓口・問い合わせ先

大学共同利用機関法人 高エネルギー加速器研究機構
研究協力部研究協力課 大学院教育係
TEL:029-864-5128
FAX:029-864-4602
E-mail: kyodo2[at]mail.kek.jp
※[at]は”アットマーク”に変更して下さい。

窓口所在地:つくばキャンパス・管理棟1F・研究協力課室内
※交通アクセス・キャンパスマップはこちら
営業時間:毎週月曜日から金曜日(平日)・・・午前8時30分から午後5時15分
※毎週土曜日・日曜日、祝祭日は休業日。

よくあるご質問と回答集(FAQ)

※質問の文章をクリックすると、対応する回答内容が表示されます。

Q1.  目的地までの移動手段として、自家用車(クルマ、バイク)を使用することは認められますか。


A1.  認められません。安全上の観点等を鑑みて、当研究科(KEK)においては大学院生の方に対して、
   自家用車を用いた出張を依頼する(経費を支給して移動先に向かっていただく)ことは控えています。
   移動経路が煩雑かつ不便になる場合であっても、公共交通機関を用いて目的地まで移動してください。
     
Q2.  航空券を代理店を通して購入した場合に、代理店手数料等は支払われるのでしょうか。

A2.  2019年度より、下記の支出内容についてのみ、お支払いすることが可能となりました。

  • 代理店手数料
  • 取扱い手数料
  • 支払手数料
  • クレジット手数料

  但し、以下に記載の支出内容については、通常想定される必要最低限の出費とは
  認められない等を理由に、依然としてお支払い致しかねます。

  • 座席指定料
  • 保険料
  • 株主優待券料
  • 上記を含むパッケージ(オプション)料金

   

     
Q3.  学会等の用務の前日の宿泊、もしくは当日の用務終了後の宿泊は可能ですか。


A3.  前日の宿泊については、最短の移動経路・所要時間で計算しても自宅の出発が7時前になる場合に、
   当日の用務終了後の宿泊については、最短の移動経路・所要時間で計算しても
   自宅の到着が22時以降になる場合に、それぞれ宿泊をすることが認められます。
   但し、移動経路が往復400Km未満となる場合か、あるいは、宿泊予定が無かったにもかかわらず
   何らかのトラブル等を理由として宿泊せざるを得なくなった場合は、宿泊理由とそれを証明できる
   プログラム等(※スケジュール等の日程の記載があるもの)の証憑書類を追加で提出いただく必要があります。
     
Q4.  パック旅行は利用しても良いのですか。


A4.  パック旅行を使用した場合でも、学生移動経費からお支払いすることが可能です。
   パック内容(内訳)がわかる書類を添えて申請してください。
     
Q5.  ”日当(※現地における昼食代等の諸雑費)は支給されません。”
     と記載がありますが、最寄り駅からのバスの代金は請求できないのですか。


A5.  「自宅最寄バス停~自宅最寄駅間」、及び、「用務先最寄駅~用務先最寄バス停」
   の区間のバス代のみは支給可能です。その際は申請書に経路、バス代を必ず記入してください。
   請求しない場合は記載不要です。このため、申請書に経路、バス代の記載が無い場合は、
   バス代については請求を希望しないものと見做しますので、注意して下さい。
     
Q6.  旅費(の一部)は先方負担となりますが、その場合は学生移動経費の取り扱いはどうなりますか。


A6.  学生移動経費以外の経費から旅費(交通費・宿泊料)の負担がある場合は、
   学生移動経費の支給額について減額調整を行う必要があります。旅費の先方負担がある場合は、
   「移動経費申請書」の余白に記入するか、申請の際に窓口もしくは電子メールにて必ず申し出てください。
   なお、単一の旅程において、旅費を先方と当機構から二重に(重複して)受給した場合は、
   研究費の使用における不正行為と見做される場合がありますので、十分にご注意ください。
     
Q7.  指導教員が海外出張等の為に申請書に署名をいただけないのですが、どうすればよろしいでしょうか。


A7.  指導教員の承認の旨の記載がある電子メールを提出いただければ受付可能です。
   なお、完了報告時に承認時点の日付での指導教員の署名を
   申請書にいただくことを失念しないように注意して下さい。

関連リンク

 学生移動経費の取り扱いにおいて、本ページに記載・規定されている事項以外の要素については原則、KEK(高エネルギー加速器研究機構)が定める諸規程に従っていただくことになりますので、適宜、各種規程の内容をご参照下さい。


「機構の宿泊施設」の利用方法等については、下記のwebサイトに掲載の情報をご覧ください。